Комплект документов зависит не от страны, откуда едет груз, а от кода ТН ВЭД. Один и тот же короб лапши оформляется по-разному, если внутри просто лапша и если в ней есть мясная добавка. Поэтому первое, что нужно сделать, — не искать поставщика, а определить код. От него дальше пляшет всё: пошлина, НДС, нужна ли сертификация и сколько времени займёт выпуск.

Что нужно всегда

Контракт с условиями поставки по Инкотермс и порядком расчётов, инвойс, упаковочный лист с весами и количеством мест, транспортный документ — коносамент, если морем, накладная, если по железной дороге. Плюс документы по оплате и постановка контракта на учёт в банке, если сумма этого требует. Это скелет, он одинаковый для всех.

Что добавляется по продуктам

Декларация о соответствии по техрегламентам, маркировка на русском — состав, срок годности, условия хранения. Если товар животного происхождения, добавляются ветеринарные документы. По части категорий нужно свидетельство о госрегистрации.

Отдельная история — маркировка. Она должна быть на коробах до подачи декларации, а не «доклеим на складе, когда заберём». Партия без корректной маркировки просто не выпускается, а хранение на складе временного хранения идёт посуточно и за ваш счёт. Именно здесь чаще всего сгорают деньги у тех, кто везёт первый контейнер.

Что добавляется по косметике и химии

Косметика делится по строгости: обычный уход — декларация, детское, интимная гигиена и часть уходовых — свидетельство о госрегистрации, процедура дольше. Бытовая химия — госрегистрация плюс паспорт безопасности.

Главное требование простое: состав в документах, состав на упаковке и состав по факту должны совпадать. Расхождение по одному ингредиенту — и партия стоит, пока вы переписываетесь с фабрикой.

Три причины, по которым груз встаёт

Код подобрали «по названию». Инспектор смотрит не на слово на коробе, а на состав и назначение. Ошиблись — доначисление платежей и штраф сверху.

Документы фабрики не бьются с фактом. Разные веса в инвойсе и упаковочном листе, на коробе другой производитель, количество не сходится. Классика первых поставок с новым партнёром.

Сертификат оформлен не на того. Декларация должна быть выпущена на импортёра или собрана по схеме, которая подходит вашей поставке. Чужая декларация от поставщика в этом смысле бесполезна.

Как это лечится

Пришлите инвойс и упаковочный лист до того, как оплатите товар. По ним уже видно код, перечень разрешительных документов и сумму платежей. Правка на этом этапе — это переписка с фабрикой. Правка на границе — это простой контейнера и деньги за хранение.